Milczenie administracji

W trakcie praktyki zawodowej wielokrotnie mamy do czenienia się z przewlekłością postępowania, które rozciąga się ponad obiektywnie dopuszczalne granice, co więcej przekracza obiektywne ramy czasowe załatwienia spraw danego rodzaju. W tym miejscu odnoszę się w głównej mierze do przewlekłości postępowania administracyjnego, w którym sprawa „podróżuje” od organu I instancji przez organ wyższego stopnia, aż do sądu aby na powrót wrócić z zaleceniami ze strony sądu do organu I instancji. I w ten sposób, aż do chwili kiedy strona zainteresowana tym postępowaniem przyjmie punkt widzenia organu lub też, do momentu kiedy organ wyszkoli się na tyle na rzeczonej sprawie, aż wreszcie ją załatwi prawidłowo.

Jak to się dzieje?

Niewątpliwie przewlekłość działań organów administracji jak i bezczynność urzędnicza są znacznie bardziej rażące niż ma to miejsce w przypadku innych organów państwowych, co w głównej mierze wynika z pokaźnego sztabu urzędników jakim dysponuje nasz kraj.  Z raportu GUS z 2015 roku wynika, że w okresie 2014-2015 roku przybyło w Polsce ponad 5,6 tys. urzędników. Oznacza to, że ich liczba przekroczyła 444 tys. zatrudnionych. W samych samorządach pracuje ponad 260 tys. osób. Każdego roku na obsługę sektora publicznego wydawane jest ponad 80 mld złotych z budżetu.

Czyżby w dalszym ciągu było to za mało?

Czy też powodów takiego stanu rzeczy należy szukać nie w ilości a w jakości?

Zacznijmy od tego jak powinno wyglądać standardowe załatwienie spraw administracyjnych. Zgodnie z podstawą prawną działania administracji zasadą jest szybkość i prostota postępowania. Dodatkowo § 1-3 art. 35 Kodeksu Postępowania Administracyjnego wyraźnie stanowią, że:

§ 1. Organy administracji publiczne zobowiązane są załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki.

§ 2. Niezwłocznie powinny być załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone w oparciu o dowody przedstawione przez stronę łącznie z żądaniem wszczęcia postępowania lub w oparciu o fakty i dowody powszechnie znane albo znane z urzędu organowi, przed którym toczy się postępowanie, bądź możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

§ 3. Załatwienie sprawy wymagającej postępowania wyjaśniającego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, zaś w postępowaniu odwoławczym – w ciągu miesiąca od dnia otrzymania odwołania.

Bezsprzecznie w doktrynie i orzecznictwie są to terminy maksymalne, nie zaś podstawowe.

A jak jest w rzeczywistości?

Po pierwsze, bez zbędnej zwłoki to przeciętnie ok. 7, a często nawet 14 dni. Znany każdemu studentowi termin 14 dni na rozpatrzenie wniosku nie jest wyjątkiem w trakcie standardowych czynności urzędów. Oczywiście bywa też tak, że niektóre sprawy w istocie są załatwiane od ręki np. w USC kiedy staramy się o odpis aktu stanu cywilnego. Nie przeczę, że tak jest. Nie zmienia to faktu, że budzi to wielkie zdziwienie petentów, którzy są zaskoczeni takim sprawnym działaniem urzędników. Wciąż oczekujemy takiej rzeczywistości kiedy proste sprawy będą załatwiane prosto i szybko, a sprawne działanie będzie normą.

Po drugie, postępowanie wyjaśniające które trwa miesiąc – jest to całkowita rzadkość, wręcz niespotykana. Standardem rozpatrywania spraw jest co najmniej 3 miesiące czyli więcej niż przewiduje się dla spraw szczególnie skomplikowanych, których z kolei załatwienie przeciąga się do kilkunastu miesięcy a niekiedy jego okres można liczyć nawet w latach. Czym są sprawy „szczególnie skomplikowane”? Zgodnie z piśmiennictwem należy uznać za takie te, których poziom złożoności stanu faktycznego bądź prawnego przekracza możliwość jej prawidłowego zanalizowania praz wydania decyzji w terminie miesiąca. Będą to te w których występuje ponadprzeciętnie złożony stan faktyczny lub prawny. Niewiele to wyjaśnia.

Jak rozwiązuje to ustawodawca – zgodnie z § 5 art. 35 KPA:

§ 5. Do terminów określonych w przepisach poprzedzających nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa dla dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnień spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu.

Większość opóźnień tłumaczona jest albo winą strony albo też enigmatycznym stwierdzeniem o przyczynach niezależnych od organu. Nigdy niestety nie wiadomo czym są te niezależne przyczyny i pozostawiane są domysłom petentów. Czy w istocie nakład pracy urzędów lub też braki kadrowe, w które trudno uwierzyć, są usprawiedliwioną i niezawinioną przyczyną tzw. „milczenia administracji” czyli tzw. bezczynności? Zgodnie z orzeczeniem NSA (wyr. Z 30.11.1995 r., IV SAB 53/95) „bezczynność lub zwłoka jednego z ogniw struktury administracji rządowej, przyczyniająca się do niezałatwienia sprawy w terminie ustalonym w przepisach prawa, nie może być zakwalifikowana jako przyczyna niezależna od organu w rozumieniu art. 35 § 5 KPA.”

Skoro tak to może należy dociekać co organ rozumie pod pojęciem „przyczyn niezależnych od organów” i w razie odczucia, że jest z goła inaczej kierować się normą przepisu art. 37 KPA, zgodnie z którym:

§ 1. Na niezałatwienie sprawy w terminie określonym w art. 35, w przepisach szczególnych, ustalonym w myśl art. 36 lub na przewlekłe prowadzenie postępowania stronie służy zażalenie do organu wyższego stopnia, a jeżeli nie ma takiego organu – wezwanie do usunięcia naruszenia prawa.

A po wyczerpaniu drogi zażalenia i dalszego utrzymywania się „milczenia administracji” pozostaje jeszcze skarga na przewlekłość do sądu administracyjnego, z której warto skorzystać jeśli podjęto już decyzję o stoczeniu batalii z administracją.

Niestety gwarancji sukcesu nie ma.