PODPISZ UMOWĘ, TO MNIEJ KOSZTUJE

Pacta sunt servanda (łac. umów należy dotrzymywać) to jedna z głównych reguł odnoszących się do stosunków umownych. Na gruncie prawnym oznacza to, że każda osoba, która w sposób skuteczny  i ważny zawarła umowę powinna tę umowę wykonać. Zasada ta wywodzi się z prawa rzymskiego powstałego w starożytności i obowiązuje do dziś. Można ją znaleźć w kodeksie cywilnym obok innej znanej reguły swobody kształtowania umów.

Co się jednak dzieje w przypadku kiedy druga strona umowy uchyla się od jej wykonania?

Rodzi to odpowiedzialność kontraktową z art. 471 Kodeksu Cywilnego „dłużnik obowiązany jest do naprawienia szkody wynikłej z niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania, chyba że niewykonanie lub nienależyte wykonanie jest następstwem okoliczności, za które dłużnik odpowiedzialności nie ponosi”.

Wszystko wydaje się proste jakkolwiek podstawą do dochodzenia tej odpowiedzialności jest udowodnienie istnienia umowy (łac. contractus) rozumianej w prawie cywilnym jako porozumienie dwóch lub więcej stron ustalające ich wzajemne prawa lub obowiązki.

W zasadzie nie ma problemu jeśli zostało ono zawarte na piśmie, ale co w przypadku kiedy nie zostało i strony umówiły się tylko ustnie? Tu zaczynają się problemy. Może się okazać, że każda ze stron inaczej rozumie wcześniejsze ustalenia, albo też nie chce potwierdzić istnienia części z nich, w najgorszym jednak przypadku – strona niewykonująca umowy w ogóle zaprzecza jej istnieniu.

Mimo oczywistych zagrożeń i zdaje się większej świadomości prawnej umowa ustna w dalszym ciągu stanowi duży procent stosunków zobowiązaniowych. Jest to oczywiste przy umowach zawieranych w drobnych sprawach życia codziennego tj. robienie zakupów, korzystanie z komunikacji miejskiej czy też wizyta w kinie gdzie o wzajemnych prawach i obowiązkach stron traktują regulaminy, które akceptujemy przystępując do umowy. Dlaczego jednak nie spisujemy ważniejszych i o dużo bardziej złożonych uzgodnień umownych i wciąż polegamy na słowie drugiej strony? Posiłkując się swoją praktyką zawodową postaram się odpowiedzieć na to pytanie.

1. Wygoda czysto subiektywna

Wygoda, a w niektórych wypadkach również zwykła niechęć czy lenistwo są w znacznej mierze odpowiedzialne za skalę tego zjawiska. Łatwiej i szybciej jest uzgodnić warunki współpracy w drodze rozmowy z kontrahentem, podać sobie ręce jako symbol wypracowanego porozumienia i oczekiwać na profity z nadchodzącej współpracy. Tak naprawdę po tym etapie (negocjacji) należało by usiąść do stołu i spisać wszystkie ustalenia oraz opatrzyć je podpisami obu stron. W większości do tego etapu w ogóle nie dochodzi a realizacja umowy – jak to ładnie brzmi po łacinie – vire sa vie (żyje własnym życiem) i to niekoniecznie zgodnie z naszymi pierwotnymi ustaleniami.

2. Zaufanie – Ufaj Bogu, ale samochód zamykaj starannie

Drugim – w mojej ocenie – czynnikiem, który wpływa na odstąpienie od pisemności umowy jest zaufanie do kontrahenta. Należy jednak odpowiedzieć sobie na pytanie czy na pewno osoba, z którą się dogadujemy jest tego godna albo inaczej – czy znamy ją na tyle, że ze 100% pewnością możemy stwierdzić, że wywiąż­­e się ze wcześniejszych ustaleń. W praktyce spotkałam się bowiem z rozpadem przyjaźni na skutek nieudanych interesów dwojga przyjaciół, którzy utracili do siebie zaufanie wskutek niesnasek wywołanych nieporozumieniami co do wzajemnych oczekiwań i ustnych ustaleń.  Czy nie jest to również powód niektórych konfliktów rodzinnych gdzie ktoś komuś pożyczył a drugi mu nie oddał albo tzw. umawialiśmy się inaczej ? Aby w pełni zrozumieć to zjawisko trzeba się zastanowić co poza zaufaniem powoduje, że nie podpisujemy umów.

3. A jak się obrazi? – weryfikacja rzetelnego partnera

Kilka razy podczas zbierania informacji o sprawie zadałam klientowi pytanie: A czemu nie spisał Pan tej umowy na piśmie? W odpowiedzi usłyszałam nie mniej, nie więcej: Bałem się że się obrazi jak o to poproszę. Posługując się tym cazusem zapewniam, że druga strona w reakcji na taką prośbę z pewnością się nie obrazi. Raczej będzie postrzegać swojego kontrahenta jako poważnego partnera w interesach. Jeżeli się mylę i ten z kim zwieramy umowę obrazi się, w reakcji na prośbę o spisanie umowy oburzy się, zapyta „Nie ufasz mi?” to takie zachowanie powinno wzbudzić naszą czujność i powinniśmy poszukać innego kandydata. Nikt kto ma uczciwe zamiary nie potraktuje źle propozycji odnośnie spisania wzajemnych uzgodnień. Możliwe, że taka propozycja będzie najlepszym sposobem na weryfikację rzetelnego partnera.

4. Podpiszemy następnym razem – nie odkładaj na jutro

Duża dynamika życia, brak czasu, a nierzadko również konieczność łapania dwóch srok za ogon powodują, że pożądana intencja spisania umowy jest odkładana na potem. Najlepiej ujmuje to definicja prokrastynacji (z łac. procrastinatio brzmi zdecydowanie lepiej) czyli – odroczenia, zwłoki. Zgodnie z rzeczoną definicją jest to tendencja, utożsamiana z odwlekaniem, opóźnianiem lub przekładaniem czegoś na później, ujawniająca się w różnych dziedzinach życia. Przez pojęcie prokrastynacji rozumieć należy dobrowolne zwlekanie z realizacją zamierzonych działań, pomimo posiadanej świadomości pogorszenia sytuacji wskutek opóźnienia. Pojęcie to w kapitalny sposób przedstawia skutki odkładania spisania umowy na później tj. świadome ryzyko pogorszenia sytuacji.

5. Brak wzorca – przecież jest Internet

Prozaicznie w części przypadków nie podpisuje się umowy wyłącznie z powodu braku umiejętności jej przygotowania. Ponownie wymaga podkreślenia, że większość umów – poza pewnymi wyjątkami – w ogóle nie musi przybierać żadnej szczególnej formy i wystarczające jest proste spisanie najważniejszych jej postanowień i opatrzenie ich datą, miejscem sporządzenia i podpisem obu stron. Co więcej w dobie Internetu pozyskanie odpowiedniego wzorca umowy nie stanowi praktycznie żadnego wysiłku. Wzorzec niekoniecznie będzie dokładnie odpowiadał treści danego stosunku zobowiązaniowego i konieczne będzie doprecyzowanie jego szczegółów – co również nie będzie trudnym zajęciem. Jeśli z kolei często nawiązujemy współpracę cechującą się stabilnością pewnych elementów to warto zlecić prawnikowi przygotowanie własnego szablonu umowy, który będzie odpowiednio chronił nasze interesy. Koszt sporządzenia takiego szablonu będzie z pewnością niewielki w porównaniu z ryzykiem jakie niesie ze sobą zupełny brak umowy na piśmie.

6. Szara strefa – wielka kumulacja ryzyka

Z racji wykonywanego zawodu trudno mi to ująć w odpowiedni sposób, ale chyba nikogo nie będzie dziwić stwierdzenie, że brak umów pisemnych to pokłosie istnienia szarej strefy. Kierując się chęcią uzyskania nieopodatkowanego dochodu zapomina się często o tym, że brak zabezpieczenia swojej pozycji z drodze umowy może spowodować, że wskutek nierzetelności drugiej strony stosunku umownego w ogóle dochodu nie uzyskamy, a co więcej narazimy się na stratę wywołaną niewykonaniem umowy.  Pytanie tylko co będzie gorsze – faktyczne poniesienie kosztów podatkowych czy też rezygnacja z  dochodzenia wykonania umowy na drodze sądowej z obawy przed pytaniami fiskusa. Trzeba pamiętać, że w większości przypadków obciążenia podatkowe aktualizują się dopiero z chwilą uzyskania przychodu (czyli zapłaty) oraz że jeśli transakcja jest nieopłacalna z uwagi na koszty to trzeba będzie podnieść ceny lub też poszukać tańszego rozwiązania (jeśli jest się odbiorcą czyjejś usługi i to my mamy zapłacić).

Zmierzając do podsumowania – wnioski nasuwają się same. Warto spisać umowę chociażby w najprostszy sposób, ręcznie na zwykłej kartce papieru – opisując w kilku punktach obowiązki i prawa obu stron oraz wskazując miejsce jej zawarcia i datę. Bogactwo gotowych wzorców jest dostępne bezpłatnie w Internecie. Jakkolwiek jeśli często zawieramy podobne umowy lub też umowa jest szczególnie istotna (ze względów osobistych czy tez finansowych) to warto stworzyć własny jej szablon najlepiej przy udziale prawnika. Skoro już tak powszechnie korzystamy z doradztwa dietetyków, stylistów, pośredników finansowych, trenerów to czemu wciąż oszczędzamy na prawnikach. Z wyjątkiem szczególnie skomplikowanych i złożonych kontraktów koszt sporządzenia umowy to średnio kilkaset złotych. Z kolei ewentualne problemy jakie niesie za sobą udowodnienie istnienia jakiś uzgodnień z kontrahentem oraz szkoda jaką możemy ponieść wskutek braku wykonania umowy przedkładają się na znacznie większe wydatki, o których w ogóle nie myślimy na samym początku.

Powyższe rozważania kieruję do tych, którzy nie mają jeszcze niemiłych doświadczeń bo Ci którzy je mają – są z pewnością „bogatsi” o tą wiedzę i już wszystko spisują.